POLITYKA PRYWATNOŚCI
AI-HSEQ sp. z o.o.
Data wejścia w życie: 17 lipca 2024 r.

Nasza misja
W AI-HSEQ sp. z o.o. dostarczamy nowoczesne narzędzia cyfrowe i aplikacje wspierające zarządzanie jakością, bezpieczeństwem i środowiskiem pracy. Kluczową wartością w naszej działalności jest poszanowanie prywatności i ochrona danych osobowych naszych użytkowników, testerów, partnerów i klientów. Zobowiązujemy się do przetwarzania danych osobowych w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa, w tym Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).

Celem niniejszej polityki prywatności jest przedstawienie jasnych, przejrzystych i zrozumiałych informacji dotyczących tego, jakie dane osobowe zbieramy, jak je przetwarzamy, komu je udostępniamy i jakie przysługują Ci prawa.

Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest AI-HSEQ sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Młynowa 80/U1, 15-404 Białystok, NIP: 5423487609, REGON: 529167762. Jako administrator danych decydujemy o celach i sposobach przetwarzania Twoich danych osobowych.

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych możesz skontaktować się z nami drogą elektroniczną: robert.tracz@securefuture.pl.

Jakie dane zbieramy?
Zbieramy wyłącznie dane niezbędne do realizacji konkretnych celów. Mogą to być:

• imię i nazwisko,

• adres e-mail, numer telefonu,

• data urodzenia, wiek, płeć,

• doświadczenie zawodowe, stanowisko, dziedzina specjalizacji,

• dane dotyczące zatrudnienia (nazwa pracodawcy, NIP, adres firmy),

• dane użytkowania aplikacji (czas korzystania, funkcjonalności, śledzenie zachowań w systemie),

• adres IP, dane lokalizacyjne, typ urządzenia, system operacyjny,

• wszelkie dane wprowadzone przez użytkownika dobrowolnie w formularzach, ankietach, czatach lub podczas testów aplikacji.

Cele przetwarzania danych
Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

• rejestracja i identyfikacja użytkownika aplikacji lub formularza,

• zapewnienie dostępu do funkcji aplikacji i personalizacja usług,

• testowanie i doskonalenie funkcjonalności aplikacji (np. przez analizę zachowań, komentarzy, logów),

• prowadzenie statystyk i analiz technicznych i biznesowych,

• kontaktowanie się z testerami i użytkownikami w sprawach wsparcia technicznego lub udoskonaleń produktu,

• przesyłanie informacji handlowych, ofertowych i edukacyjnych (marketing),

• rozliczenia, fakturowanie, współpraca B2B,

• archiwizacja dokumentacji i historia zgłoszeń,

• realizacja obowiązków prawnych wynikających z przepisów rachunkowo-podatkowych,

• zapewnienie bezpieczeństwa systemów informatycznych oraz zapobieganie nadużyciom.

Podstawy prawne przetwarzania
Przetwarzamy dane osobowe w oparciu o następujące podstawy prawne:

• Twoja zgoda (np. w celach marketingowych lub testów aplikacji) – art. 6 ust. 1 lit. a RODO,

• wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem – art. 6 ust. 1 lit. b RODO,

• obowiązki prawne ciążące na administratorze (np. rachunkowość) – art. 6 ust. 1 lit. c RODO,

• nasz prawnie uzasadniony interes (np. obrona przed roszczeniami, analiza systemu, testy użytkownika) – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Odbiorcy danych
Twoje dane mogą być ujawniane wyłącznie w niezbędnym zakresie:

• podmiotom współpracującym z nami przy rozwoju aplikacji i obsłudze (np. Slack, HubSpot, Revolut, Expandio, Google Workspace, LinkedIn),

• firmom hostingowym, IT, księgowym i kancelariom prawnym,

• dostawcom usług mailingowych i formularzy,

• operatorom płatności (np. PayNow, Przelewy24, Revolut),

• organom państwowym, jeśli będzie to wymagane przepisami prawa.

Z każdym z takich podmiotów zawarliśmy odpowiednie umowy powierzenia przetwarzania danych.

Przekazywanie danych poza EOG
Dane osobowe nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), chyba że w ramach korzystania z narzędzi takich jak Slack, HubSpot czy Google, przy zapewnieniu odpowiednich zabezpieczeń, np. standardowych klauzul umownych UE lub mechanizmów Privacy Shield.

Okres przechowywania danych
Twoje dane osobowe przechowujemy:

• przez czas niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane,

• przez okres wymagany przez przepisy prawa (np. rachunkowość, roszczenia),

• do momentu wycofania zgody (w przypadku przetwarzania na jej podstawie),

• przez okres trwania testów aplikacji lub współpracy.

Po upływie tego okresu dane są trwale usuwane lub anonimizowane.

Prawa osoby, której dane dotyczą
Zgodnie z RODO przysługuje Ci:

• prawo dostępu do swoich danych osobowych,

• prawo do ich sprostowania,

• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),

• prawo do ograniczenia przetwarzania,

• prawo do przenoszenia danych do innego administratora,

• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych,

• prawo do cofnięcia zgody (bez wpływu na zgodność przetwarzania przed jej cofnięciem),

• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

Pliki cookies i narzędzia analityczne
Na naszej stronie internetowej wykorzystujemy pliki cookies oraz narzędzia analityczne (np. Google Analytics, Meta Pixel, LinkedIn Ads) w celu:

• analizy sposobu korzystania z witryny i aplikacji,

• prowadzenia statystyk,

• poprawy funkcjonalności,

• kierowania spersonalizowanych reklam.

Cookies można kontrolować lub blokować przez ustawienia przeglądarki. Szczegóły znajdują się w naszej Polityce Cookies.

Bezpieczeństwo danych
Stosujemy odpowiednie techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa, m.in.:

• systemy hasłowe, logowanie dwuskładnikowe,

• szyfrowanie transmisji danych,

• polityka czystego biurka i zarządzania nośnikami,

• świadome przeszkolenie pracowników,

• procedury reagowania na incydenty.

Zmiany w polityce prywatności
Niniejszy dokument może podlegać aktualizacjom w przypadku zmiany przepisów, celów przetwarzania lub narzędzi. O wszelkich zmianach poinformujemy na stronie internetowej.

Kontakt
Jeśli masz pytania dotyczące przetwarzania Twoich danych lub chcesz skorzystać z przysługujących Ci praw, napisz na:
robert.tracz@ai-hseq.com